Mit offenen Gesprächen zum Erfolg

Fragst du dich auch manchmal, warum deine Worte bei deinem Kollegen überhaupt nicht ankommen? Warum er immer noch nicht umsetzt, was du von ihm erwartest und warum eure Zusammenarbeit immer noch nicht rund läuft?

Ich beobachte solche Unklarheiten immer wieder in den Kombinationen Front Office und Housekeeping, Küche und Service, Bankettverkauf und Bankettservice. Alle müssen irgendwie zusammenarbeiten, damit der Hotelbetrieb reibungslos läuft, aber die Kommunikation zwischen den Abteilungen läuft eher schlecht als recht.

Wenn ich an meine Zeit in den einzelnen Abteilungen zurückdenke, bin ich schier ausgerastet, wenn etwas nicht so funktioniert hat, wie ich es gerne wollte.

Ich höre mich heute noch sagen: „Du musst das so machen. Du musst das anders machen. Das geht so nicht.“

Naja, wahrscheinlich muss ich gar nicht weiter machen. Du wirst das alles aus deiner eigenen Erfahrung kennen.

Das ist anstrengend, nervig und eigentlich muss das alles überhaupt nicht sein, wenn die Abteilungen untereinander besser miteinander kommunizieren würden.

Stelle dir einmal vor, du hast einen Kollegen im Bankettverkauf, der immer und immer wieder die Seminarräume für mehr Personen bucht, als überhaupt in den Raum hineinpassen. Du bist vor Ort im Service und darfst dir täglich die Beschwerden der Gäste anhören.

Wie führst du nun also das Gespräch mit deinem Kollegen, um ihm zu sagen, dass er dich vor Bestätigung der Räume an den Kunden fragen soll, ob die Personenanzahl tatsächlich für den Raum geeignet ist?

Hier ist mein Leitfaden für dich, wie deine Gespräche zukünftig erfolgreich verlaufen.

Vor dem Gespräch

Überlege dir genau, was du sagen willst. Worum geht es überhaupt und was ist das Ziel des Gesprächs? Was erwartest du von deinem Kollegen, wenn du das Thema ansprichst?

Überlege dir außerdem, wie du dich bei dem Gespräch fühlen möchtest. Du kennst diese Übung bereits aus dem letzten Blog.

Plane zu guter Letzt genug Zeit für das Gespräch ein. Es gibt nichts Schlimmeres als solche Gespräche in Hektik zu führen.

Während des Gesprächs

Sage deinem Kollegen, welche Beobachtung du gemacht hast, bewerte aber nicht und vermeide Verallgemeinerungen wie immer oder nie.

Sage ihm, wie du dich dabei fühlst und welche deiner Erwartungen nicht erfüllt werden.

Benenne dein Ziel in Form einer Bitte und drücke klar aus, was du willst und was du nicht willst.

Frage deinen Kollegen, ob er verstanden hat, was du gesagt hast und wie er sich dabei fühlt bzw. wie er über deinen Vorschlag denkt.

Bedanke dich nach dem Gespräch bei deinem Kollegen.

In unserem Beispiel könnte nun ein erfolgreiches Gespräch von deiner Seite so ablaufen:

Mir ist aufgefallen, dass du schon zum dritten Mal unseren Veranstaltungsraum überbucht hast. So viele Personen, passen gar nicht in den Raum.

Das stresst mich und ich fühle mich übergangen, weil du mich nicht gefragt hast.

Bitte rufe mich das nächste Mal vorher an und frage mich, ob 30 Personen in einer U-Tafel in den Raum passen.

Ist das für dich in Ordnung? Was hälst du von dem Vorschlag?

Danke, dass du dir Zeit für mich genommen und mir zugehört hast.

Nach dem Gespräch

Sei selbst ein Vorbild und setze das, was du von deinem Kollegen erwartest auch selbst um. Frage Kollegen aus anderen Abteilungen, ob du dieses oder jenes tun kannst.

Honoriere, dass dein Kollege dich angerufen hat, bevor er dem Kunden die Personenanzahl und den Raum zugesagt hat und bedanke dich dafür.

Wahrscheinlich hört sich das für dich alles sehr ungewohnt an und vielleicht weißt du auch nicht, wie du es umsetzen sollst.

Übung macht den Meister.

Führe solche Gespräche ab sofort anhand des Leitfadens. Bleibe im Gespräch bei dir und sage deinem Gegenüber, wie du dich fühlst und was du gerne hättest. Du wirst sehen, er wird deiner Bitte nachkommen. Da bin ich mir sicher.

Probiere es mal aus und schau, was sich verändert.

Viel Spaß dabei und alles Liebe,
Deine Cornelia